收集完整而準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是ERP成功實施的必要條件。實施ERP并不僅僅是購買和安裝一套軟件，在正式運行之前還有很多工作要做，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備就是一項不可或缺的工作。

ERP系統(tǒng)如果沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支撐就成了無源之水、無本之木，是無法運行的。且如果支持系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯誤的或不完整的，那么系統(tǒng)運行后也只能得到錯誤的結(jié)果和不完整的信息。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性可以說直接影響到系統(tǒng)能否正常運行，乃重中之重。

對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集的要求就是完整和準(zhǔn)確，那么，究竟要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)，又如何收集才能達到完整和準(zhǔn)確的要求呢？根據(jù)我們實施ERP的經(jīng)驗，以下提供一些參考借鑒。

一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持各自子系統(tǒng)的同時又滿足系統(tǒng)集成性的要求

ERP系統(tǒng)通常以物流、財務(wù)、制造三大體系為主，各個體系又分為若干個小的子系統(tǒng)，同時三大體系及其下層子系統(tǒng)又是一個互相集成的整體。因此我們應(yīng)該根據(jù)不同子系統(tǒng)的功能要求和滿足系統(tǒng)集成性的要求來準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。

我們以庫存管理子系統(tǒng)為例來說明該系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對該子系統(tǒng)的支持以及對整個ERP系統(tǒng)的支持作用。庫存管理系統(tǒng)作為整個物流、制造體系的基礎(chǔ)，一般放在物流體系中，庫存管理中的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要，它是系統(tǒng)能夠良好運行的保證，也是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)功能――如運行MRP計劃、進行預(yù)測操作等的前提條件。庫存管理不僅應(yīng)該確保信息準(zhǔn)確，滿足客戶和市場的需求，還有一項重要任務(wù)是控制庫存存量，加速庫存周轉(zhuǎn)，降低庫存資金占用，從而降低庫存成本。

1、物料數(shù)據(jù)

（1）物料定義及編碼

根據(jù)ERP系統(tǒng)的通用定義，“物料”是為了產(chǎn)品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物的統(tǒng)稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。

ERP系統(tǒng)要利用計算機的處理速度和處理容量來處理大規(guī)模的數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)必須規(guī)范化編碼，便于計算機識別和檢索。對物料進行規(guī)范化編碼是為了對物料進行高效、有序的管理，同時，有了規(guī)范化的物料編碼也便于在系統(tǒng)中對物料進行分類、檢索與統(tǒng)計，以及物料信息的交換與共享。

（2）物料數(shù)據(jù)設(shè)置

在ERP系統(tǒng)中，物料最主要的數(shù)據(jù)都存儲于物料主文件中，該文件集中反映了物料的各種參數(shù)、屬性及相關(guān)信息，如物料編碼、名稱、分類、計量單位、計價方式等等，因此最先要設(shè)置的是物料主文件。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，以便進入該文件后都可以查到。

一般的ERP系統(tǒng)，每一條物料數(shù)據(jù)都提供了許多關(guān)于該物料的描述參數(shù)，用戶并不一定對每個參數(shù)都要設(shè)置，只要設(shè)置那些系統(tǒng)運行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的參數(shù)。進行物料數(shù)據(jù)設(shè)置時，有些字段的內(nèi)容必須由用戶自己先定義后再從中進行選擇。另外一些字段的內(nèi)容則可以系統(tǒng)提供的可選項里進行選擇。對于沒有可選值的字段內(nèi)容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。

物料主文件的記錄建立后，才可以在其他數(shù)據(jù)文件里創(chuàng)建相應(yīng)的物料數(shù)據(jù)。

2、倉庫數(shù)據(jù)

（1）倉庫設(shè)置

庫存管理經(jīng)常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，企業(yè)所有庫存事務(wù)涉及到的倉庫，包括廠內(nèi)外、租用和銷售網(wǎng)點的庫房，都應(yīng)納入系統(tǒng)，明確定義。定義倉庫和庫位是企業(yè)定制管理的重要內(nèi)容。

在設(shè)置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設(shè)置的倉庫類型有：材料庫、產(chǎn)品庫、半成品庫、副產(chǎn)品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫數(shù)據(jù)的設(shè)置，可以根據(jù)倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設(shè)置多個倉庫。

（2）庫位設(shè)置

設(shè)置庫位前，可以先對整個倉庫進行分區(qū)，即設(shè)置庫區(qū)。在ERP系統(tǒng)中，庫區(qū)的設(shè)置主要以物理方位進行，如東、西、南、北區(qū)，或者根據(jù)實地的劃分，按順序來分區(qū)。

庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區(qū)中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處于不同狀態(tài)的物料。如物料質(zhì)檢前后應(yīng)該分開存放，就要設(shè)置兩個庫位來區(qū)分。庫位的設(shè)置，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。

每個倉庫都可以設(shè)置自己的庫區(qū)和庫位。在設(shè)置庫位時，有一個實際庫位與邏輯庫位的問題。實際庫位是指在工廠倉庫中實際存在的庫位，比如一個個的貨架，可以當(dāng)作庫位。邏輯庫位是系統(tǒng)中虛擬設(shè)置的庫位，在倉庫中并不一定有，或者庫位的編碼與實際的情況沒有一一對應(yīng)，只是考慮到進行庫存管理時收發(fā)貨的方便，以及銷售分配的合理性而設(shè)置的。當(dāng)然，在實施ERP時，庫位的設(shè)置最好是與實際情況相符比較合理，因為這樣使庫存管理更真實，否則庫位對于庫存管理來說將是一種“黑匣子”的操作方式。

3、庫存交易類型

庫存管理的主要內(nèi)容就是對倉庫中的物料進行收發(fā)存的管理。在庫存管理中，每一筆庫存交易都會產(chǎn)生一個交易訂單號，便于查詢與統(tǒng)計。為了使以各種不同的方式出入庫的庫存交易產(chǎn)生的訂單序列號各不相同，設(shè)置了庫存交易類型參數(shù)，該參數(shù)能夠控制各種庫存交易產(chǎn)生怎樣的訂單序列號，并能根據(jù)不同的設(shè)定，對庫存交易訂單做出不同的處理。更重要的是，各種不同的庫存交易類型所關(guān)聯(lián)的會計分錄是不同的，所以系統(tǒng)中要給各種不同的交易類型設(shè)置相應(yīng)的會計事件，這樣在進行庫存交易時所發(fā)生的財務(wù)關(guān)系，會清晰、自動地反映到財務(wù)模塊進行相應(yīng)的結(jié)算，保證倉庫中實物與財務(wù)的統(tǒng)一，物流與資金流的同步。

在同一系統(tǒng)環(huán)境中，如果存在多個不同結(jié)算實體，而不同單位使用了相同的庫存交易訂單類型，也可以通過控制其所用的序列號參數(shù)，使其產(chǎn)生不同的訂單序列號，這樣就可以清楚地區(qū)分不同單位使用相同的庫存交易類型所產(chǎn)生的訂單。

認識到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對各自子系統(tǒng)的支持作用及必須滿足系統(tǒng)集成性的要求之后，我們就可以根據(jù)此來收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)了。當(dāng)然不同的ERP軟件在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能上會有所不同，收集數(shù)據(jù)必須同時依據(jù)所選用的軟件來進行，因此采用此方法收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求對ERP及對所選用的ERP軟件都要有所了解。

在收集數(shù)據(jù)的過程中。我們不僅要考慮數(shù)據(jù)對子系統(tǒng)的支持，還要考慮到與其他子系統(tǒng)的集成。拿供應(yīng)商資料收集來說，我們要注意以下一些細節(jié)，以保證整個系統(tǒng)集成性的要求。

（1）供應(yīng)商信息需要財務(wù)部門和采購部門進行核對，保證一致性。

（2）供應(yīng)商名稱為供應(yīng)商的法定名稱，不能只寫縮寫。

（3）供應(yīng)商編號，需要確定編碼規(guī)則。

（4）供應(yīng)商地點名稱要確定命名規(guī)則。

（5）供應(yīng)商銀行帳戶和帳戶編號，當(dāng)付款時，用戶可以比較方便地看到帳戶信息。

為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，必須把這幾條注意點放進數(shù)據(jù)收集表的說明部分。

二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須能最大程度地反應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)狀

以上只是提供了收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一個角度，為了使思路更加清晰，收集時更加方便快捷，也為了可以互相補充以避免有所遺漏，有必要研究從其他角度來進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集。

通過仔細的研究，我們發(fā)現(xiàn)為了支持系統(tǒng)的運行，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須能夠最大程度地反應(yīng)出企業(yè)的現(xiàn)狀（或經(jīng)流程重組后企業(yè)將來出現(xiàn)的狀況），具體地說，這些數(shù)據(jù)給出了企業(yè)內(nèi)部所擁有的各種資源以及物料及其屬性，給出了企業(yè)的外部資源，給出了企業(yè)工作流程運轉(zhuǎn)和變化的臨界條件，給出了企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)加工數(shù)據(jù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息。

有了這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將能夠反應(yīng)出企業(yè)擁有資源的現(xiàn)狀，生產(chǎn)能力現(xiàn)狀以及工作流程現(xiàn)狀，我們可以據(jù)此來收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（1）收集企業(yè)內(nèi)部所擁有的各種資源以及物料及其屬性數(shù)據(jù)。

（2）收集企業(yè)的外部資源數(shù)據(jù)。

（3）收集企業(yè)工作流程運轉(zhuǎn)和變化的臨界條件數(shù)據(jù)。

（4）收集企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加工數(shù)據(jù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息數(shù)據(jù)。